- نگرش افراد به زمان

نوع نگرش افراد در کشورها و فرهنگهای مختلف نسبت به زمان متفاوت است.در بعضی از فرهنگها زمان بسیار محدود و بنابراین برنامه ریزی و مدیریت زمان اجتناب ناپذیر است.اما در مورد کشورهای کمتر توسعه یافته همانند ایران، زمان قربانی اصلی بی برنامگی ها ی ماست.چه بسا افرادی برای خود برنامه ریزی بسیار مدون و منعطفی نیز داشته باشند ،اما بی برنامگی هایی که در جامعه وجود دارد، آنها را از زمان و برنامه زمانی عقب می اندازد.

در جایی مطلبی می خوندم که چگونه افراد به صورت نا خود آگاه زمان را برای خود طولانی یا کوتاه می کنند.حتما" این تجربه برای شما پیش آمده است که در مواقعی که به شدت تحت فشار ناشی از موقعیت ناراحت کننده ای بوده اید،زمان بسیار کند سپری می شد.مثال دیگر را می توان در مورد مسابقات فوتبال ذکر کرد؛هنگامی که یک تیم با یک گل از حریف پیش است و بازی شرایط ویژه ای (همانند مسابقه فینال جام جهانی)را داشته باشد،زمان برای بازیکنان و طرفداران تیم برنده،به کندی و برای بازیکنان و طرفداران تیم بازنده به سرعت می گذرد.این تصور ناشی از شرایط ویژه ای است که برای افراد در حالتهای گوناگون رخ می دهد.ما می توانیم از این قضیه به نفع خود استفاده کنیم.

بنابراین می بینید که افراد نسبت به زمان دارای دیدگاههای مختلفی هستند.

-استفاده موثر از زمان

برنامه ریزی دقیق و استفاده موثر از زمان نیاز به تغییر بعضی از عقاید محدود کننده و همچنین ترک بسیاری از عادتها دارد.خود من به شخصه بارها با این موضوع مواجه شدم که در ادارات افرادی که چند پوشه در دست داشته باشند و یا میز کارشان مملو از اسنادی باشد که ظاهرا" باید به آنها رسیدگی شود،بسیار مورد توجه مدیر قرار می گیرند.مدیر این تصور را دارد که فرد به طور مداوم به دنبال رفع و رجوع کردن کارهای در حوزه مسئولیت خود است.بالعکس فردی که کارش را به موقع انجام داده و همواره میز کارش مرتب است و کاری نا تمام ندارد،باعث این تصور در ذهن مدیر می شود که فرد اصلا" کار نکرده است.ممکن است این مسائل که من در اینجا ذکر می کنم تا حدودی غیر منطقی به نظر برسد،اما واقعیتی است که به شخصه با آن مواجهم.

آیا شما نیز اینگونه فکر می کنید؟آیا کسی که از صبح خودش را با تلفن و چند پرونده مشغول می کند،الزاما دارای کارایی بالاتری است؟شما به عنوان مدیران آینده هوشیار باشید تا دچار قضاوت غلط نشوید.

مورد دیگری که در اینجا به آن اشاره می کنم،تا حدود زیادی مساله را برای شما باز خواهد کرد.

من به شخصه همواره در پی این بودم که کارهای اداره را با دقت و با سرعت انجام دهم تا بتوانم از وقتهایی که به دست می آورم،نهایت استفاده را ببرم.اما این طرز کار مورد قبول سرپرست نیست؛چراکه ممکن است مدیر این برداشت را داشته باشد که تقسیم وظایف در آن بخش به درستی انجام نگرفته باشد و یا اینکه کار آن بخش کم بوده و باید تعدیل نیرو شود.از طرفی همکاران نیز زمانی که کار کم باشد سعی می کنند به نوعی کار را کش دهند تا زمان کاری سپری شود.به نظر شما این نگرشها و عقاید چه اثراتی را به دنبال خواهد داشت؟

آیا مدیری که به تمامی مسائل بخش خود رسیدگی می کند و از تفویض اختیار به درستی استفاده نمی کند،موفق خواهد بود؟

بنابراین شما به عنوان یک مدیر باید ابتدا عقاید و دید گاههای خود را در زمینه زمان اصلاح کنید و سپس این نگرش و طرز تفکر را در بخش خود نهادینه کنید.

 

 -استفاده موثر از زمان

حال سوال اینجاست که چگونه می توان استفاده موثری از زمان داشت؟برای این موضوع باید ابتدا اهداف خود را مشخص کرد.این اهداف شامل اهداف بلند مدت،میان مدت،کوتاه مدت می باشد.مهمترین نکته در هدفگذاری،تعیین زمان لازم برای رسیدن به آن هدف و تحقق آن است.ضمنا" می توان اهداف به دو دسته اهداف شخصی و کاری تقسیم کرد.باید بین این اهداف تعادل برقرار کرد.ضمنا" بررسی کرد که زمان در نظر گرفته شده برای تحقق هر یک از اهداف واقع بینانه است یا خیر؟

پس از این مر حله باید اهداف خود را اولویت بندی کرد.تحقق اهداف بلند مدت در گرو تحقق اهداف میان مدت وکوتاه مدت است.طبیعتا" تحقق اهداف کوتاه مدت مستلزم انجام کارهای کوچکتری است.از بین این کارها،آنهایی را که ضرورت زیادی در دستیابی به هدف کوتاه مدت دارند شناسایی کرده ومورد توجه قرارداده و کارهایی را که تاثیر زیادی در رسیدن به اهداف کوتاه مدت ندارند،از برنامه روزانه حذف می کنیم.ما می توانیم با بررسی یک روز کاری به این واقعیت مهم پی ببریم که چه مقدار از زمان ما صرف کارهای بی ارزش می شود که نقشی در رسیدن به اهداف ما ندارد.

در کتابی خوانده ام که باید وظایف روزمره خود را به سه دسته تقسیم کرد:الف-وظایف مهم و فوری ب-وظایفی که یا مهم هستند و یا فوری ج-وظایفی که نه مهم هستند و نه فوری.

سپس وظایف بیهوده و بی ارزش را حذف کرده و در تخصیص زمان روی وظایف دسته الف تاکید می کنیم.در مورد وظایف دسته  ب و ج نیز بررسی می کنیم که می توان این وظایف را به دیگران تفویض کرد یا خیر.سپس به فهرستی از وظایف روزانه خواهید رسید که باید زمانبندی خاصی را بگیرید.

چند نکته دیگر:

-پذیرفتن کار بیش از حد توان باعث ایجاد اضطراب در فرد می شود.بنابراین در باره توان خود و در مورد اینکه کاری را رد یا قبول کنید،واقع بین باشید.

-زمانی که صرف برنامه ریزی می کنید،به هدر نمی رود بلکه در دراز مدت موجب صرفه جویی در وقت می شود.

-توان خود را برای انجام کار در یک روز و همچنین برای تمام عمر تقسیم کنید.

-از فرصتهایی که آرامش زیادی در محیط برقرار است(همانند صبحها زمانیکه هنوز کسی نیامده و یا آخر وقت زمانی که همه رفته اند)می توان بهترین استفاده را برد.

-سعی کنید به برنامه و اهداف تان پایبند باشید و تا آنجا که ممکن است طبق برنامه عمل کنید.

-همواره زمانی را برای رسیدن به خود(هم از لحاظ جسمانی و هم از لحاظ روحی)قرار دهید.

-برنامه زمانی منعطفی داشته باشید.

-اگر فردی در زمانی غیر مناسب مزاحم شما شده و موجب عقب افتادن برنامه خواهد شد،عذر خواهی کرده و رسیدگی به مساله را به زمان دیگری موکول کنید(مثلا" زمانی که یکی از دوستان در موقع نا مناسبی با شما تماس می گیرد،از وی عذز خواهی کرده و به او بگویید که در اولین فرصت با او تماس خواهید گرفت).

- برای ارتقا کارایی سازمان،استفاده از ساعات کاری شناور را پیشنهاد کنید.

-تنظیم برنامه ها

برای ثبت بر نامه ها و یا کنترل کردن این موضوع که چه مقدار از برنامه ها انجام شده و اصولا" در کجا ی برنامه هستیم،از وسایل مختلفی می توان کمک گرفت.

معمولا" اکثر افراد از سررسید به عنوان وسیله ای برای ثبت برنامه های خود استفاده می کنند.با توجه به اینکه اکثر ما این تجربه را داریم در این زمینه زیاد بحث نخواهم کرد.اما امروزه با ابزار های جدیدتری مواجهیم که قابلیتهای زیادی را پیش روی ما قرار می دهد.انواع ارگنایزرها(تقویم الکترونیکی)،انواع پاکت پی سی ها،انواع پی دی ای ها و... از ابزار هایی هستند که قابلیتهای فراوانی را پیش روی ما قرار می دهند.

بهتر است علاوه بر برنامه ریزی کوتاه مدت و ثبت آن،در برگه ای جداگانه برنامه های میان مدت و بلند مدت خود را نیز بنویسید و عملکرد خود در برنامه های کوتاه مدت را با آن کنترل کنید(ببینید که آیا برنامه های کوتاه مدت همانطور که قبلا" فکر می کرده اید در جهت رسیدن به برنامه های بلند است و یا اگر تغیری در برنامه های بلند مدت داده شد بتوانید اثرات آن را بر برنامه های میان مدت و کوتاه مدت شناسایی کنید)اگر برگه ای که در آن برنامه بلند مدت خود را نوشته اید در اتاقتان به دیور نصب کنید تا هر روز صبح جلوی چشمانتان باشد،بسیار عالی است و شما را راغب می کند که برنامه های کوتاه مدت را پیگیری کنید.